Kundenverwaltung - Cardserver
Kennen Sie Ihre Kunden?
Mit unserem Cardserver haben Sie nicht nur Ihre Rechnungskunden, sondern jeden einzelnen Kunden im Überblick. Dabei ist es egal, wie sich der Kunde identifiziert: Plastikkarte, RFID Schlüsselanhänger, Kundennummer oder über eine Handy App. In Ihrem Büro definieren Sie, welche Aktionen mit dem Kunden beim Tanken durchgeführt werden:- Eingabe von Fahrernummer und/oder Kennzeichen und/oder km-Stand
- Individuelle Rabattvergabe
- Kaufkraftbeschränkung (Kunde darf z.B. nur Treibstoff mit der Karte kaufen)
- Online Prüfung, ob der Kunde sein Transaktionslimit überschritten hat
- Sofortige Sperre eines Rechnungskunden oder eines einzelnen Kartenkunden
weitere Menüpunkte in der Kundenverwaltung:
- Rabattverwaltung
- Kaufbeschränkung
- Transaktionslisten pro Kunde
- Exportliste
- Rabattlisten pro Kunde
- diverse Reports auch via Excel
Fakturierung
Erstellen Sie Ihre Ausgangsrechnungen in wenigen Minuten
Eine schnelle und effektive Fakturierung ist die Basis des Erfolges jeder Unternehmung - sie muss schnell und effektiv erfolgen. Alle offenen Lieferscheine werden auf Knopfdruck fakturiert. Dabei werden den Rechnungen automatisch die elektronisch unterschriebenen Lieferscheine zugeordnet und als PDF ausgegeben. Diese können Sie jetzt automatisch ausdrucken oder alternativ dem Kunden mailen. So ersparen Sie sich den Ausdruck, das Kuvertieren, das Porto und den Postweg.Weitere Funktionen bei der Fakturierung
- Belegkontrolle - alle Belege werden auch mit der Unterschruft elektronisch angezeigt
- offene Postenverwaltung
- Rechnungslisten
- Saldenliste
- diverse Excel Reports
Artikelverwaltung
Artikelanlage, verschiedene Anischten - einfach übersichtlich!
Damit Sie an der Kassa überhaupt etwas verkaufen können, müssen Artikel angelegt sein. Dabei ist das OTAS System so aufgebaut, dass Sie wahrscheinlich alle Ihre Wünsche realisieren können. Neben den "normalen" Stammdaten können wir noch verkettet Artikel definieren - sie verkaufen in Kombination ein Cola und eine Wurstsemmel, und beim jeweiligen Artikel wird der Lagerstand richtig abgezogen. Wollen Sie einen Text an die Kassa senden, so können Sie das pro Artikel erledigen (z.B. bei alkoholischen Getränken - "Abgabe erst ab 16 Jahre")Führen Sie mehrere Stationen, dann geben Sie einmal den Artikel ein und sehen die Daten zeitgleich auf allen Ihren Stationen. Wenn Sie wollen, natürlich mit unterschiedlichen Verkaufspreisen (etwa Trafik und Nichttrafik).
weitere Funktionen:
- Mobiles Datenerfassungsgerät - damit haben Sie Ihre Artikel mobil im Shop im Griff
- Etikettendruck in verschiedenen Formaten oder Sie steigen auf unsere elektronischen Preisschilder um
- Artikelverkaufsliste
- Artikelstornoliste
- elelktronischer Lieferschein und Übernahme
- diverse Excelberichte
Warenwirtschaft
Wer tippt schon gerne Lieferscheine händisch ein?
Mit der OTAS Warenwirtschaft können Sie elektronische Lieferscheine automatisch einbuchen lassen. Sie brauchen nur noch kontrollieren, ob die Ware tatsächlich geliefert worden ist. Im Warenzugangsbuch sehen Sie alle Änderungen, die Sie manuell oder automatisch erstellt haben. Sonderzugänge (sie erhalten z.B. gratis Schokolade oder abgelaufene Ware wird ausgetauscht) sind ganz einfach zu buchen.Wollen Sie eine Inventur für den ganzen Shop oder für eine Warengruppe erledigen?
Beides ist natürlich möglich. Am besten, Sie verwenden dazu ein mobiles Datenerfassungsgerät und erledigen damit die Inventur.Alle Funktionen:
- Warenzugangsbuch
- Lieferscheine elektronisch oder manuell
- Lagerumbuchung
- Sonderzugang und Sonderabgang
- Direkte Bestandsänderung
- Inventur
- Lagerlisten
- diverse Excelberichte
Tages- und Monatsabrechnung
So bekommen Sie täglich einen Überblick über Ihre Umsätze
Das OTAS Abrechnungsformat ist ein Report, der schon oft kopiert worden ist. Auf zwei Seiten bekommen Sie einen Überblick
über die verkauften Liter bzw. über die verkauften Warengruppen und über die Zahlungsmittel. Damit wissen Sie, wieviel Bargeld
in der Kassa vorhanden sein muss. Egal ob bei der Tages- oder Monatsabrechnung, hinter jeder Positionszeile steht ein Buchhaltungskonto.
Ihr Steuerberater oder Ihre Buchhaltungskraft dankt Ihnen dafür. Sie können die Abrechnung aber auch elektronisch in Ihr Buchhaltungssystem
überleiten.Wollen Sie Ihre Zahlen am Tablet oder zu Hause kontrollieren? Kein Problem, sie können die Daten über jeden Browser abrufen!
Funktionen:
- Tagesabrechnung
- Monatsabrechnung
- Schichtabrechnung
- Bedienerabrechnung
- Elektronisches Journal
- Buchhaltungsexport
- diverse Excel Berichte
Gutscheinverwaltung
ÜberbLIck über die im Umlauf befindlichen Gutscheinen
Gutscheine im OTAS System sind schnell und unkompliziert zu erstellen. Nach Übermittlung einer PDF Vorlage richten wir Ihnen das Gutscheinsystem ein. Auf Knopfdruck werden so viele Gutscheine als PDF erstellt, wie Sie gewählt haben. Den Gutscheinbetrag und die Anzahl der Gutscheine steuern Sie individuell. Wenn Sie über einen qualitativ hochwertigen Farbdrucker verfügen, können Sie die Gutscheine selbst ausdrucken. Wir empfehlen Ihnen, die Gutschein an die Druckerei oder an ein Kopierstudio zu senden, dort drucken und schneiden zu lassen. Die Gutscheine sind so lange unbrauchbar, so lange Sie nicht von der Kassa angescannt und damit übergeben worden sind. Damit haben Sie die Sicherheit, dass gestohlene Gutscheine wertlos sind. Übrigens sind die OTAS Gutscheine sowohl an der Kassa über den Scanner einlösbar, als auch am OTAS Tankautomaten - und das nicht nur für eine Station, sondern für so viele, wie Sie haben.
Auswertungen und Tools
Das, was Sie im Büro erledigen, beeinträchtigt das Funktionieren der Kassa nicht. Sie können etwa folgende Funktionen im Bürp ändern, und die Kassa übernimmt die Funktionalität:
- Kassenbediener mit den erlaubten Rechten
- Bürobediener mit seinen Rechten
- Anlegen individueller Kassentasten